Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist der Betreiber von InstaBrief (Angaben siehe Impressum).

Fragen zum Datenschutz: privacy@instabrief.de

2. Erhobene Daten

Wir erheben nur die Daten, die zur Erbringung des Dienstes erforderlich sind:

• Briefinhalt. Das Briefing, das Sie eingeben, sowie Betreff, Brieftext und die von Ihnen angegebenen Absender- und Empfängeradressen. Diese Daten werden verarbeitet, um Ihren Brief zu erstellen und zu versenden.
• Sitzungsdaten. Eine anonyme Sitzungskennung, die beim ersten App-Start vergeben wird. Die Nutzung der App erfordert keine Angabe von Name, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer.
• Geräte- und Nutzungsdaten. App-Version, Betriebssystemversion sowie anonymisierte Nutzungsereignisse (z. B. „Entwurf erstellt", „Brief versendet"), die mit einer anonymen Gerätekennung verknüpft sind. Diese Daten werden nur erhoben, wenn Sie beim ersten App-Start Ihre Einwilligung erteilen. Briefinhalte sind in diesen Ereignissen nicht enthalten.
• Zahlungsdaten. Wenn Sie einen Brief per Post versenden möchten, wird die Zahlung von Stripe verarbeitet. Wir speichern keine Kartennummern. Die Datenschutzrichtlinie von Stripe gilt für Zahlungsdaten.

3. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

• Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Verarbeitung Ihres Briefings, Erstellung des Entwurfs, Druck und Versand des Briefes.
• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): Anonymisierte Nutzungsanalyse zur Verbesserung des Dienstes — nur wenn Sie beim ersten App-Start eingewilligt haben. Die Einwilligung ist freiwillig und kann jederzeit widerrufen werden (siehe Abschnitt 7).
• Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): Aufbewahrung von Rechnungen und Transaktionsnachweisen gemäß den Anforderungen des deutschen Handels- und Steuerrechts (§ 257 HGB, § 147 AO).

4. Speicherdauer

Briefentwürfe und Adressdaten werden 90 Tage nach der letzten Aktivität am jeweiligen Brief gespeichert und anschließend dauerhaft gelöscht. Rechnungsunterlagen werden entsprechend den gesetzlichen Anforderungen 10 Jahre lang aufbewahrt. Anonyme Sitzungstoken verfallen nach 12 Monaten Inaktivität.

Sie können die Löschung Ihres Briefverlaufs und aller zugehörigen Inhalte jederzeit per E-Mail an privacy@instabrief.de anfordern.

5. Weitergabe an Dritte

Wir verkaufen Ihre Daten nicht. Wir geben sie nur an die folgenden Kategorien von Auftragsverarbeitern weiter, mit denen schriftliche Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen wurden:

• KI-Inferenzanbieter (derzeit OpenAI, Inc.) — Ihr Briefing und der aktuelle Entwurfstext werden an das Modell gesendet, um den Brief zu erstellen oder zu verfeinern. OpenAI verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter auf Grundlage unseres AVV; Ihre Eingaben werden nicht zur Schulung von OpenAI-Modellen verwendet.
• Druck- und Versandpartner — der endgültige Briefinhalt und die Adressen werden ausschließlich zum Zweck des Drucks und der Zustellung an unseren Druck- und Versanddienstleister übermittelt.
• Zahlungsdienstleister (Stripe, Inc.) — Zahlungskartendaten werden von Stripe gemäß deren eigenen Bedingungen verarbeitet.
• Analyseanbieter (PostHog, Inc.) — anonymisierte Nutzungsereignisse werden an PostHog übermittelt, sofern Sie Ihre Einwilligung erteilt haben. Wir nutzen die EU-Region von PostHog; die Daten werden ausschließlich auf Servern innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet. PostHog verarbeitet keine Briefinhalte.
• Infrastrukturanbieter — Cloud-Hosting (ausschließlich EU-Rechenzentren), allesamt auf Grundlage DSGVO-konformer Vereinbarungen.

6. Internationale Datenübermittlungen

OpenAI ist in den Vereinigten Staaten ansässig. Datenübermittlungen in die USA sind durch den Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission zum EU-US-Datenschutzrahmen (EU-US Data Privacy Framework, seit Juli 2023) abgedeckt, sofern OpenAI zertifiziert ist, ergänzt durch EU-Standardvertragsklauseln (SCC) gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Alle sonstigen Verarbeitungen finden im Europäischen Wirtschaftsraum statt.

7. Ihre Rechte

Gemäß DSGVO haben Sie das Recht auf: Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15); Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16); Löschung (Art. 17); Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18); Datenübertragbarkeit (Art. 20); Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21). Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, diese jederzeit ohne Auswirkung auf die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3). Ihre Einwilligung zur Nutzungsanalyse können Sie jederzeit per E-Mail an privacy@instabrief.de widerrufen; nach dem Widerruf werden keine weiteren Analyseereignisse mehr übermittelt.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständige Behörde für uns ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach, www.lda.bayern.de.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich per E-Mail an privacy@instabrief.de. Wir werden innerhalb eines Monats antworten (Art. 12 Abs. 3 DSGVO).

8. Cookies und Tracking

Die InstaBrief-App verwendet keine Werbe-Tracker oder Cookies von Drittanbietern. Wenn Sie beim ersten App-Start einwilligen, werden anonymisierte Nutzungsereignisse über PostHog erfasst (EU-Region, Frankfurt). PostHog setzt keine Cookies und verknüpft Ereignisse nicht mit Ihrer Person — es wird lediglich eine anonyme Gerätekennung verwendet. Die Website verwendet keine Analyse-Cookies. Wir setzen ausschließlich einen technisch notwendigen Sitzungscookie ein, der für eine sichere Navigation erforderlich ist und keine Einwilligung benötigt (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

9. Kinder

InstaBrief richtet sich nicht an Kinder unter 16 Jahren. Wir erheben wissentlich keine Daten von Minderjährigen. Falls Sie der Ansicht sind, dass ein Kind uns personenbezogene Daten mitgeteilt hat, kontaktieren Sie uns bitte, und wir werden diese Daten unverzüglich löschen.

10. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir werden Sie über wesentliche Änderungen dieser Datenschutzerklärung durch einen In-App-Hinweis informieren. Die jeweils aktuelle Fassung ist stets unter instabrief.de/privacy abrufbar. Stand der aktuellen Fassung: 6. Mai 2026.